Recuerdo la época en que dirigía y controlaba la exigente agenda de mi jefe, el presidente de una importante compañía nacional con delegaciones nacionales e internacionales. Era una locura. Cambios mil, diferentes usos horarios, viajes transoceánicos y muchísimos compromisos.

Ya entonces la llevaba de forma digital en nuestra agenda común de la blackberry. Vaya trabajo de informaticos y mío también para sincronizar todos los contactos y que todo estuviera perfectísimo.

Y si pienso ahora en todo aquello, digo, qué bien hacía unas cosas, pero que mal otras.

Lo que hacía, bien no, muy bien, entre otras cosas:

  • Vacíar mi mente de todo tipo de detalles de mi presidente: pequeños, grandes, normales, muy importantes, para que no se me olvidara ninguno. Era un hábito que ya practicaba desde muy joven y me daba buenísimos resultados.
  • Darles prioridad según el criterio previamente establecido, por él, por mí o por los dos.
  • No dejar que lo urgente se comiera a lo importante.
  • Establecer unos sistemas de comunicación y de fechas límites con el resto de áreas para definir los días en que recibía ciertos informes, había reuniones, se revisaban nuevos contratos, etc. Todo estaba perfectamente planificado.
  • Ponerlo por escrito en nuestra base de datos común y además que cualquier mínimo cambio lo tuviéramos los dos al momento.
  • Actualizar todos los contactos rápidamente, sus referencias y demás datos fundamentales para luego recordárselo en caso de reuniones de clientes, felicitaciones por eventos importantes, etc.
  • Agendar su tiempo libre en la medida que yo conocía: viaje familiar aquí, hotel allá, teatro, cena, etc…
  • Y … además de todo lo anterior, tenía «mi propia agenda» ya en papel, en la que como un puzzle iba cuadrando mis responsabilidades como exectutive assistant de presidencia y asistente personal con las de mi presidente.

Lo que hacía muy mal:

  • No agendar «mi» tiempo libre.

¿Y qué pasaba? Pues que mi propia agenda estaba a tope de trabajo según yo misma y mi propio criterio, no tenía tiempo para nada personal, ya que no me dejaba huecos para mis formaciones que siempre realizaba a las tantas de la noche o para mis temas personales. Y no tenía tiempo ni para comer, y no es una frase hecha. Me llenaba cada día de responsabilidades que quería cumplir, porque yo misma me había autoimpuesto que tenía que ser así. 

Era una máquina de la organización además de referente para mis compañeros y muy respetada.

Sin embargo, al llegar al mundo emprendedor, principalmente como Asistente Virtual, todo cambia. Y me di cuento de muchísimos aciertos para las empresas en las que trabajaba y de unos cuantos errores para mí misma.

Ya no tienes un jefe cuya agenda es «lo primero». Tu agenda, mi agenda es lo primero. Mi trabajo, mis clientes, mis tarea de foco, mis cursos y mi tiempo libre, también.

En aquella época ser multitarea era un valor añadido al curriculum de una profesional de mi perfil. Sin embargo, hoy en día, se considera un gran problema. Y ciertamente, lo es.

No quiere decir que por circunstancias empieces una tarea y tengas que ponerte con otra. Pero ha de ser por una circunstancia extrema y consciente, no por costumbre o porque los demás te impongan sus urgencias, que muchas veces para nada tienen que ver con las tuyas. Esas urgencias suelen ser fruto de una deficiente organización de «alguien». Dejémoslo ahí.

Y volviendo al título de este post: he aprendido a agendar mi tiempo libre. Mi rutina matinal, mi hora de comida, incluso el desplazamiento a una reunión. Y también a agendar mis cursos y mis tareas de foco, esas que me hacen crecer como profesional.

Porque a la hora de planificar, si tu agenda NO ES REALISTA, si te has dejado la mitad de tus cosas por poner, o bien, te has pasado llenando tu agenda como un saco sin fondo… será muy difícil que cumplas tus propios compromisos. Y gracias a mi experiencia como Asistente Virtual y mi trabajo desde casa, me he dado cuenta de lo importante que es tener en cuenta «TODO».

Y como deseo ayudarte en la gestión de tu negocio te voy a contar brevemente un truco muy sencillo y muy visual, que se implementa en dos segundos.

Yo utilizo Google Calendar, herramienta universalmente conocido. Seguramente habrá más y muy buenas, pero como hay que simplificar, con manejar una suficiente.

Me ayuda mucho tener varios calendarios por colores en uno sólo, de manera que a cada actividad le doy un color y si miro en una semana de manera rápida, sé los huecos que tengo y a qué voy a dedicar cada bloque de tiempo. Todo tiene que estar registrado.

Organización por calendarios en Google Calendar

Calendarios de Carmen Burillo

  • CLIENTES: Todo aquello que tiene que ver con un cliente. 
  • EVENTOS: Asistencia a eventos, como un congreso, una jornada. También incluyo con ese color los desplazamientos a cualquier actividad dentro de mi ciudad, muy importante tenerlos en cuenta. 
  • FORMACIÓN: Todo lo relacionado con formación, tanto online como offline
  • MI PROYECTO: Tareas de foco, redacción de contenidos, investigación.
  • PERSONAL: Mis rutinas personales y tiempo libre: deporte, comidas, cine, etc.
  • RECORDATORIOS: Simples recordatorios de cada día, que aún no son tareas
  • TASKS: Viene por defecto. Yo lo utilizo para marcar los momentos de tareas que no requieren energía, como revisar redes sociales, emails, normalmente antes de las comidas para no robar tiempo a las tareas de foco o de clientes.
  • VIAJES: Desplazamientos a otras ciudades (tren, avión, autobús)

Y ya que nos metemos en harina, aquí tienes los pasos a seguir para crear tus calendarios personalizados.

Creación de calendarios personalizados en Google Calendar

Paso 1 - Creación calendario en Google Calendar

Paso 2 - Creación calendario en Google Calendar

Paso 3 - Creación calendario en Google Calendar

Paso 4 - Creación calendario en Google Calendar

Y así tantos calendarios como necesitas para organizar tu tiempo de forma efectiva.

Es muy sano seguir formándote en las formas de hacer las cosas en cada momento y época. Por ejemplo y en mi caso, por si te ayuda. A pesar de tener mucha experiencia en gestión de agenda con éxito y muy buenos resultados para mis jefes, considero que la formación continua es fundamental. Seguir aprendiendo nuevas herramientas y nuevas formas. Por eso he realizado recientemente, varios cursos de gestión del tiempo y de manejo eficiente de Google Calendar.

Porque no tiene nada que ver trabajar en una empresa, que trabajar desde casa. Formar parte de un equipo tradicional donde estás junto a tus compañeros, que formar parte de un equipo virtual dónde nadie te supervisa, dónde la capacidad de atención y escucha ha de estar muy desarrollada para no perder ni un detalle. Dónde enfocarte en tus tareas es fundamental. Y priorizar tu propio tiempo

Seguramente tú tendrás tu propio método. Si te funciona, perfecto, no lo cambies. Me encantará conocerlo y aprender otras formas. En cualquier caso, deseo que te haya sido de utilidad. 

Nos leemos la semana que viene.

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Carmen Burillo Muñoz
Online Business Manager | Virtual Assistant

https://carmenburillo.com/

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