Llevo tiempo dándole vueltas a escribir un post sobre la importancia de aprender a crear equipos virtuales para que puedas delegar y trabajes en tu Genius Zone.

Cuando trabajamos por cuenta ajena en una empresa en la que todo está estructurado no le damos tanta importancia a la necesidad de delegar: tenemos una secretaria que sabe lo que tiene que hacer, tenemos un mando intermedio, tenemos un subordinado, tenemos un jefe, tenemos… y de una forma natural suele estar claro lo que es tu trabajo y lo que no, porque la estructura está creada.

En el autoempleo y el trabajo por cuenta propia saber delegar ya se empieza a complicar. “Mi” proyecto, “mi” trabajo, “mi” responsabilidad, “mi” cliente y al principio lo hacemos todo uno mismo. Unas veces por falta de presupuesto y necesidad, no te queda más remedio, otras por que como “yo” no lo va a hacer nadie. Incluso por miedo a que nos “roben” las ideas. Esto lo estoy leyendo últimamente y yo me pregunto, ¿acaso no hay ética profesional y contratos de confidencialidad?

Antes de contratar a tu asistente virtual indaga en su experiencia profesional y pasado, si tiene vocación, si no es un trabajo provisional para unos meses, si “trabaja de lo suyo”… seguramente así llegarás a la persona adecuada.

Y el objeto de este post es cuando tú ya has encontrado a tu asistente virtual, esa persona que te da confianza y te va a ayudar en tu proyecto, Incluso, cuando ya son varias personas las que forman parte de él.

La oficina tradicional ha quedado atrás. Ahora trabajamos en un coworking, en casa, en un hotel, etc. Esto requiere una planificación y esfuerzo extra, ya que la comunicación entre los miembros del equipo puede ser menos efectiva

Dice Franck Scipion que “los miembros del equipo tienen que hacer un sobreesfuerzo para formular bien lo que necesitan de los demás y comprometerse a utilizar herramientas colaborativas que faciliten el proceso”

Respecto a las herramientas colaborativas hay muchas que nos facilitan la vida. Pero cuidado que nos podemos dispersar. En mi caso me gusta testear varias y quedarme con la que sea más sencilla y efectiva para mis objetivos. Otras veces me tengo que acoplar en función de mi cliente, ya que puede estar acostumbrado a utilizar un gestor de proyectos en vez de otro, por ejemplo.

La flexibilidad es otro de los factores importantes cuando trabajamos en equipos virtuales. No somos una isla en el océano. Somos un archipiélago con un objetivo común.

La nube hace que podamos compartir archivos, informes, es decir, que podamos trabajar en abierto de manera que todos estemos informados de todo. Asana o Trello como gestor de proyectos, Slack como chat común, Google Calendar como agenda virtual, TrackingTime o Toggl para medir el tiempo de las tareas, etc. Mil y una herramientas hoy en día imprescindibles. Eso sí, como en todos los equipos deberá haber un líder.

Otro punto imprescindible es conseguir una comunicación efectiva.

Según los expertos para trabajar en remoto es imprescindible contar con personas con alto compromiso y responsabilidad, fuerza de voluntad y capacidad de organización. Además de alta inteligencia emocional y de pasión por trabajar de forma independiente. Proactividad y capacidad de aprendizaje, también fundamental para poder formar parte de un equipo virtual.

Keith Ferrazzi, escritor y emprendedor americano y según dicen el mayor experto del mundo en el desarrollo de relaciones,  nos cuenta que quienes están en la misma oficina crean esos vínculos de forma natural y sin esfuerzo (más o menos lo que yo apuntaba al principio). Y esto hace que se genere empatía a la hora de trabajar. Quienes colaboran en virtual deben esforzarse porque no se van a encontrar en circunstancias habituales como puede ser tomar un café o a la hora de la comida.

Yo creo que el futuro pasará por los equipos virtuales. Ya existen muchos. Y sí, se pueden organizar quedadas o encuentros de tanto en tanto para reforzar las relaciones humanas.

Tenemos que aprender y ser conscientes que el cambio de paradigma profesional ya está aquí. Mejor darnos cuenta lo antes posible y poner de nuestra parte en aprender una nueva forma de trabajo.

Tener una mano derecha a distancia es posible.

Si te puedo ayudar en algo cuenta conmigo. Te regalo una sesión de skype de 45 minutos para charlar sobre cómo te puedo ayudar.

Carmen Burillo Muñoz
virtual assistant | event planner
carmen@carmenburillo.com
carmenburillo.com

Foto portada realizada por Olga Vallejo en el evento de Experiencie Talk de Experienciar en La Parra Coworking, Madrid

 

 

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