¿Estás pensando en organizar un evento corporativo? Entonces estos 10 consejos son para tí.

En primer lugar es imprescindible que tengas muy  claro el objetivo de tu evento, porque si no todo tu esfuerzo no servirá para nada.

Una vez tengas definido lo que quieres conseguir, el mensaje y los valores que quieres transmitir, ya empezarás a tener claro algunos otros puntos importantes como si será un evento masivo o reducido. Si quieres organizar una feria o una recepción. Si quieres ser el protagonista de tu evento o presentar un producto.

Y ahora viene una de las tareas más complicadas que puedas imaginar: elegir el lugar de tu evento. No menosprecies este detalle. Seleccionar el espacio adecuado es fundamental. Y no lo demores, porque no eres la única persona en el mundo que está pensando en organizar un evento.

Te doy 10 consejos para que los utilices como check list y todo te sea mucho más fácil.

1. PRESUPUESTO

¿Cuánto te quieres ó puedes gastar? No dejes al azar esta partida. Sin darte cuenta empezarás a sumar y sumar. Un espacio no supone sólo el coste del alquiler. A continuación verás como hay más detalles que has de tener en cuenta.

2. NÚMERO DE ASISTENTES

¿Es un evento masivo ó reducido? ¿Cuántos asistentes han de acudir?

Concreta y no divagues. Tienen que ser los justos para tus objetivos. Tampoco te cierres a una cifra súper exacta, por ejemplo 265, ni uno más, ni uno menos. Eso sí, es imprescindible que tengas una idea muy aproximada en tu cabeza para seleccionar sólo aquellos lugares que cumplan con tus necesidades. Así evitarás perder el tiempo. Hazme caso, que sé de lo que hablo.

3. HORARIO Y DURACIÓN

El horario del evento determinará las horas de alquiler y por tanto el coste del espacio.

¿Media jornada, todo el día, varios días?

También es muy importante que tengas en cuenta si necesitas horas extras para montaje y desmontaje. Consulta si el lugar estará disponible antes y después, ya que si no lo adviertes puedes encontrarte con la mala noticia de que, por ejemplo, hay un evento anterior y no se puede montar cuando tú creías la decoración, photocall o bien otros elementos.

¿Limpieza post evento? No se te olvide preguntar si está incluido. Y también si dan alguna hora o media hora de cortesía. Si es así, eso que te ahorras.

4. FECHA

Si no te pones las pilas te puedes llevar una sorpresa y ese lugar perfecto e ideal que tienes en tu cabeza, estar comprometido hasta meses después. Como te decía antes, tú no eres el único que organizas eventos, eso tenlo en cuenta.

5. DÓNDE

¿Prefieres que sea en el centro de la ciudad? ¿Al aire libre en un lugar bucólico? ¿En un hotel ó Palacio de Congresos?  ¿En una sala vintage?  ¿Necesitas acceso desde la calle? ¿Tu presupuesto es tan reducido que casi no puedes ni elegir? En  este último caso, puede haber espacios gratuitos o salas de hotel que quizás con un pequeño pica-pica te cedan la sala.

6. ACCESO AL ESPACIO

¿Se puede aparcar bien? ¿Hay parking cercano? ¿Transporte público?

Tienes que dar facilidades a los asistentes e indicarles con exactitud cómo llegar. Si no te puedes encontrar que estén dando vueltas como locos y lleguen tarde. Incluso piensa si fuera necesario un plano de acceso por ser un lugar apartado,

7. PROMOCIÓN DEL EVENTO

Consulta el poder de convocatoria del espacio. A veces es importante que lo tenga. Otras veces no es tan prioritario. Eso ya depende de tus objetivos y de cómo decidas promocionar tu evento.

8. MEDIOS TÉCNICOS

¿Qué medios técnicos necesitas? Pantalla para presentaciones, música, efectos especiales, iluminación extra, micrófonos, …  ¿Está incluido en el precio del alquiler o son extras? ¿Necesitas una mesa de sonido con su técnico?

9. OTROS EXTRAS

¿Necesitas una tarima para formar un escenario? Entonces necesitarás quizás unas escaleras.

¿El espacio necesita decoración? ¿Un photocall? Te aconsejo que le des un toque personal, aunque sea mínimo, pero nunca hagas nada sin consultar antes. Hay espacios muy estrictos con estos temas y te puedes buscar un gran problema si das por hecho que estás como en tu casa.

Más extras: copa de bienvenida, coctel postevento, networking… ¿Dónde tendrá lugar?

Elige el espacio también en función de estas necesidades.

Planifica con antelación y dedica el tiempo necesario a pensar todo lo que puedes necesitar o lo que te gustaría. Siempre estarás a tiempo de eliminar lo más superficial si el presupuesto no llega a todo.

10. WIFI | INTERNET

Hoy en día prácticamente todos los espacios ofrecen wifi gratuito, no obstante consúltalo, por si acaso. También piensa si necesitarás conexión a internet. Este detalle no es intrascendente. Si necesitas una buena conexión y el lugar no la ofrece  te puede dar algún dolor de cabeza.

Hasta aquí mis 10 consejos que se pueden añadir muchos más.

Seguramente a estas alturas ya estarás un poco nervioso, porque además de todo lo anterior, tienes que dedicar tiempo a lo más importante: el contenido de tu evento.

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Y aquí va un consejo extra

Eventos hechos por y para personas… Eventos que CONECTAN Personas
Carmen Burillo – Event Planner | Virtual Assistant

Foto de portada: Palacio de Neptuno, Madrid, durante la celebración del 125 aniversario de ABBOTT.

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